Emel Jabatan: khidmatpengurusan@mbdk.gov.my

Ketua Jabatan: Puan Nurul Huda binti Bahrom
Emel Ketua Jabatan: nurulhuda.bahrom@mbdk.gov.my

1.0  Pengenalan

Jabatan Khidmat Pengurusan merupakan nadi kepada Majlis Perbandaran Klang yang memberi sokongan kepada jabatan-jabatan lain. Antara fungsinya ialah menguruskan sumber manusia, perjawatan, aset alih dan stor, latihan, pengurusan rekod dan keselamatan di Majlis Perbandaran Klang.

Terdapat 5 bahagian utama dan 1 unit di Jabatan Khidmat Pengurusan iaitu:

  • Bahagian Pembangunan Organisasi & Perjawatan
  • Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
  • Bahagian Pentadbiran Am
  • Bahagian Aset Alih Dan Stor
  • Bahagian Latihan Dan Pengurusan Rekod
  • Unit Khidmat Sokongan

2.0  Objektif Jabatan Khidmat Pengurusan

Menguruskan hal ehwal pengurusan pentadbiran dan memberi perkhidmatan sokongan kepada Majlis serta melaksanakan dasar selaras dengan peraturan-peraturan yang di gunapakai oleh Majlis Perbandaran Klang
 

2.1 Objektif Bahagian

Bahagian Pembangunan Organisasi & Perjawatan

  • Memastikan Majlis mempunyai skim perkhidmatan yang sesuai serta struktur organisasi yang cekap dan berkesan bagi membolehkan organisasi melaksanakan objektif penubuhannya

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Mengendalikan pengurusan sumber manusia dengan cekap dan berkesan.

Bahagian Pentadbiran Am

  • Mengendalikan hal ehwal logistik Majlis, penyelenggaraan rekod, keselamatan dan keceriaan dengan berkesan dan teratur.

Bahagian Aset Alih Dan Stor

  • Memastikan pengurusan harta modal, aset alih bernilai rendah dan stok dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan

Bahagian Latihan Dan Pengurusan Rekod

  • Memastikan semua latihan/kursus berkaitan dapat disalurkan kepada semua kakitangan di Majlis Perbandaran Klang dan memastikan Majlis mempunyai sumber tenaga yang berkualiti bagi menjalankan tugas-tugas dengan lebih cekap dan berkesan.

Unit Khidmat Sokongan

  • Memantau dan menguruskan pentadbiran jabatan agar dapat dijalankan dengan lebih lancar dan berkesan dan bertanggungjawab untuk memantau aktiviti perkhidmatan sokongan seperti urusan kehadiran dan cuti, serta urusan rekod dan fail.
     

3.0  Fungsi Jabatan

Fungsi jabatan mengikut bahagian adalah seperti berikut :

Bahagian Pembangunan Organisasi & Perjawatan

  • Menyediakan anggaran bajet Perjawatan Majlis Perbandaran Klang.
  • Menguruskan hal ehwal pelantikan dan kenaikan pangkat Majlis Perbandaran Klang.
  • Menguruskan penyusunan dan pembangunan organisasi Majlis Perbandaran Klang.
  • Menguruskan
  • Mengurus setia Mesyuarat Sasaran Kerja Tahun (SKT) Majlis.
  • Mengurus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Majlis.
  • Menguruskan pelajar praktikal
  • Menyelaras program kualiti di jabatan

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Mengguna sistem HRMIS (Human Resource Management Information System) dengan teratur dan berkesan.
  • Menguruskan pengesahan jawatan, pemberian taraf berpencen dan persaraan kakitangan, cuti, pinjaman dan elaun untuk kakitangan Majlis Perbandaran Klang.
  • Menguruskan kenaikan gaji tahunan.
  • Melaksanakan perubahan skim perkhidmatan dan semakan pelarasan gaji kakitangan serta kenaikan gaji tahunan.
  • Memastikan kakitangan Majlis mematuhi semua peraturan Majlis mengikut kaedah-kaedah pekerja (Pelakuan dan tatatertib) MPK 1995.
  • Menguruskan kebajikan dan kemudahan kakitangan mengikut dasar sedia ada seperti urusan tuntutan pembayaran perubatan IJN, tuntutan pembayaran perubatan Hemodialisis, dan tuntutan pembayaran ubat/alat/perkhidmatan perubatan/rawatan
  • Mengurus setia Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ).
  • Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Pihak Berkuasa Melantik dan Pembangunan Modal Insan Majlis.
  • Menguruskan persediaan dokumen bagi tujuan tatatertib

​Bahagian Pentadbiran Am

  • Menguruskan penerimaan, pengedaran dan penghantaran surat-surat dan dokumen rasmi Majlis.
  • Menguruskan logistik Majlis seperti tempahan dewan-dewan MPK, padang-padang, rumah rehat, bilik-bilik mesyuarat, makanan dan kenderaan Majlis.
  • Menguruskan pengiklanan-pengiklanan di akhbar-akhbar tempatan.
  • Mengurus dan menyimpan fail-fail am dan terperingkat Majlis.
  • Menyelaras dan memantau penerimaan dan pendaftaran surat serta dokumen.
  • Kawalan pendaftaran keluar masuk mel.
  • Memastikan keselamatan dan persekitaran dalam dan luar bangunan Majlis teratur dan terkawal.
  • Memastikan aduan berkenaan kerosakan kecil bangunan-bangunan pejabat di selaraskan penyelesaian dan pembaikan.
  • Menyelaras kertas kerja perolehan jabatan untuk sebutharga B, sebutharga dan tender.
  • Menyelaras pesanan tempatan dan bayaran am serta bajet jabatan.

Bahagian Aset Alih & Stor

  • Menguruskan aset alih, aset hidup dan stor kerajaan di bawah kawalan Majlis Perbandaran Klang yang meliputi perkara Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan,pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan hapuskira
  • Menguruskan pelantikan Penyelaras Aset, Pegawai Pemeriksa Aset, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
  • Mengurus setia mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Majlis Perbandaran Klang
  • Menyelaras penyediaan Laporan Suku Tahun Aset Alih, Aset Hidup dan Stor kerajaan Jabatan/Bahagian
  • Menyelaras penyediaan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan dan pelaporan tahunan aset alih, aset hidup dan stor kerajaan Jabatan/Bahagian
  • Menyelaras Arahan/Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Tatacara Pengurusan Aset Hidup Kerajaan, dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan dengan Penyelaras Aset dan Penyelaras Stor peringkat jabatan/bahagian dari masa ke semasa.
  • Memastikan pengurusan sebutharga untuk kerja-kerja pembekalan toner, alat tulis dan kertas dilaksanakan secara teratur.
  • Membekalkan bahan keperluan pejabat kepada Majlis dengan teratur.
  • Menguruskan stor alatulis Majlis.

Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod    

  • Menyediakan jadual perancangan, kursus dan latihan kepada kakitangan Majlis Perbandaran Klang mengikut peruntukan yang diluluskan.
  • Menguruskan urusan peperiksaan untuk pengesahan jawatan dan kenaikan pangkat.
  • Merancang dan melaksanakan program kualiti Majlis untuk peningkatan kualiti dan produktiviti Majlis Perbandaran Klang.
  • Menjadi urusetia latihan dalam kursus dalaman anjuran bersama majlis perbandaran Klang dan agensi luar.
  • Merekod kursus yang dihadiri oleh kakitangan ke dalam buku rekod perkhidmatan.
  • Menyediakan prosedur pengurusan dokumen yang seragam.
  • Menyelaras aktiviti pengurusan rekod.
  • Menyelaras aktiviti pelupusan rekod.

Unit Khidmat Sokongan

  • Menguruskan pelaporan rekod kehadiran kakitangan Majlis Perbandaran Klang (MPK).
  • Menguruskan pemfailan jabatan
  • Menguruskan perjalanan pentadbiran jabatan meliputi perkara berkaitan cuti, tuntutan lebih masa dan disiplin kakitangan
  • Merekod dan fail surat menyurat dalaman

  • Mengurus setia Program Amalan Persekitaran Berkualiti 5S dan Program Rendah Karbon di jabatan.

     

​4.0  Senarai Perkhidmatan & Piagam Pelanggan  

Pembangunan Organisasi & Perjawatan

  • Mengiklankan kekosongan jawatan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh tiga (3) bulan sekiranya ada keperluan dan kelulusan pengurusan tertinggi
  • Mengadakan sesi temuduga jawatan kosong sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam tempoh satu (1) bulan sekiranya ada keperluan dan kelulusan pengurusan tertinggi

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

  • Menguruskan hal berkaitan persaraan kakitangan dalam tempoh (6) bulan dari tarikh persaraan.
  • Menguruskan tuntutan pembayaran perubatan IJN, tuntutan pembayaran perubatan Hemodialisis, dan tuntutan pembayaran ubat/alat/perkhidmatan perubatan/rawatan dalam tempoh (4) hari bekerja.
  • Menguruskan permohonan pinjaman komputer dan permohonan pinjaman motorsikal/kereta dalam tempoh (3) hari bekerja

Pentadbiran Am

  • Pengurusan Surat Menyurat - Setiap surat yang diterima dari Pejabat Pos diedarkan kepada jabatan berkenaan pada hari yang sama setelah surat siap direkod dalam Buku Hantaran Tempatan.
  • Tempahan Dewan dan Riadah – Tempahan dalam tempoh empat (4) hari bekerja.

Bahagian Aset Alih & Stor

  • Aset alih didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan daripada Unit Perolehan, Bahagian Ukur Bahan.
  • Memenuhi permohonan stok alat tulis oleh Jabatan dalam tempoh empat (4) hari bekerja.
  • Melaksanakan tindakan pelupusan aset alih mengikut kaedah dalam tempoh enam (6) bulan.
  • Menguruskan prosedur kehilangan dan hapus kira dalam tempoh dua (2) bulan.

Bahagian Latihan dan Pengurusan Rekod

  • Memastikan kakitangan menghadiri tiga (3) jenis kursus dalam setahun.
     

​5.0  Carta Organisasi

6.0  Direktori Kakitangan